Gobierno de datos: quién responde por cada dato y qué gobernar primero

La junta directiva de una terminal portuaria multipropósito revisa el informe del trimestre. Operaciones presenta una productividad de muelle de 28 movimientos por hora de grúa; la casa matriz, con los mismos buques y el mismo trimestre, calcula 24. Finanzas trae notas crédito por servicios facturados al cliente equivocado, y el reclamo de un cliente de granel por un embarque de carbón que tiene tres pesos distintos. La reunión se va en establecer qué cifra es la correcta.

Nadie en esa sala mintió. Operaciones divide los movimientos entre las horas netas de la grúa y la casa matriz entre las brutas; el cliente existe dos veces en los sistemas, con el nombre escrito de dos maneras; y el carbón tiene el peso de la báscula, el de la medición del calado del buque y el del conocimiento de embarque, sin que el contrato diga cuál manda. El caso es una composición de situaciones frecuentes en el sector, y su lección es simple: el dato no gobernado rara vez falla por falta de sistemas. Falla porque nadie tiene la autoridad para decidir qué significa, quién responde por él y qué se hace cuando dos áreas no coinciden.

Gobernar no es lo mismo que gestionar

El gobierno de datos es el ejercicio de autoridad sobre los datos de la empresa: quién decide qué significa cada uno, quién responde por su calidad y cómo se resuelven los desacuerdos. La gestión ejecuta esas decisiones: captura, integra, depura, documenta y protege. Cuatro roles lo sostienen, y ninguno es un cargo nuevo:

• El comité de datos, que en una empresa mediana puede ser un punto fijo del comité directivo, una vez al mes.
• El dueño del dato, que es el jefe del área que lo produce: el gerente financiero para la facturación, porque quien sabe si una tarifa está bien aplicada es quien la cobra.
• El responsable funcional, que vigila las reglas en el día a día y corrige el error donde nace.
• El custodio técnico, que administra bases de datos, accesos e integraciones, pero no decide qué significa el dato.

La confusión más frecuente es entregarle al custodio técnico la responsabilidad del dueño. Tecnología termina decidiendo qué peso vale para facturar un granel o qué registro de cliente se conserva cuando hay dos, con criterio técnico sobre un asunto que es comercial u operativo.

El mismo dato llega de varias fuentes

En una terminal multipropósito se ve en los tres tipos de carga. La naviera envía por EDI el tipo de cada contenedor con su código ISO 6346, y la terminal agrupa esos tipos en su sistema de operación (TOS) para aplicar su estrategia de patio; si un código no está en la tabla de homologación, el planeador lo corrige a mano antes de que llegue el buque. En el granel, la báscula, el calado y el conocimiento de embarque dan tres pesos legítimos que rara vez coinciden. En la carga general, el manifiesto puede declarar pallets y la tarja del descargue contar cajas.

Esa última diferencia tiene consecuencia legal en Colombia. El transportador debe informar a la DIAN los sobrantes o faltantes en el número de bultos y el exceso o defecto de peso del granel dentro de las 24 horas siguientes al fin del descargue de un buque, y tiene cinco días para justificarlos (Decreto 1165 de 2019, artículos 151 y 152). Ninguna de esas fuentes está equivocada; el problema aparece cuando nadie decidió cuál manda para cada uso.

Por dónde empezar

No se gobierna todo a la vez. Recomendamos recorrer seis etapas, dominio por dominio: asignar responsables, priorizar, definir los significados, unificar los registros, medir la calidad donde nace el dato y operar el modelo. Para priorizar bastan dos preguntas: cuánto dinero o riesgo mueve el dominio, y con qué frecuencia genera discrepancias. En nuestra lectura, en una terminal suelen empezar clientes, facturación y productividad.

El tamaño del problema se puede medir en una tarde. En un estudio publicado en Harvard Business Review, 75 ejecutivos revisaron los últimos registros creados en su área, y en promedio el 47% tenía al menos un error crítico (Harvard Business Review). La muestra no es del sector portuario, pero el ejercicio se puede repetir en cualquier empresa antes de aprobar un presupuesto.

El regulador ya hace la conciliación

La Superintendencia de Transporte publica las estadísticas oficiales de tráfico portuario con los datos que le transmiten las sociedades portuarias. En su boletín de 2024 explica que verificó lo transmitido, pidió los conocimientos de embarque o documentos equivalentes para identificar inconsistencias y advirtió que las cifras son provisionales (Superintendencia de Transporte). Cuando el regulador pide los documentos de soporte, está haciendo la conciliación que la empresa no hizo.

Y después, la inteligencia artificial

Gartner prevé que, hasta 2026, las organizaciones abandonarán el 60% de los proyectos de inteligencia artificial que no cuenten con datos preparados para ella (Gartner). Un modelo que predice la ocupación del patio aprende de lo que se le entrega: si los tipos de contenedor están mal agrupados o los clientes duplicados, aprende el error. El gobierno de datos decide si el modelo aprende de la operación real o de sus contradicciones.

Antes de comprar una plataforma, la pregunta para el comité es quién responde hoy por los datos que mueven la operación y la facturación. Si la respuesta es un área, o nadie, por ahí se empieza.